Bibliotheekonline: dé oplossing voor bibliotheken

Voor meer dan 200 bibliotheekvestigingen het beheer uitvoeren: Graficom doet het. Zowel de kantooromgeving als de publieke omgeving en alles wat er verder bij komt kijken. We zien een grote verschuiving naar clouddiensten en bibliotheken werken meer en meer samen met andere bibliotheken of cultuurinstellingen. Daarom heeft Graficom speciaal voor bibliotheken een cloudplatform ontwikkeld: Bibliotheekonline. Inmiddels een onderscheidend product in ‘bibliotheekland’.

Het traject naar Bibliotheekonline

Hoe werkt het traject naar Bibliotheekonline? Na de kennismaking komt een van onze engineers naar de locatie. Tijdens gesprekken met de medewerkers bepalen we: hoe werkt de bibliotheek op dit moment, wat is belangrijk in deze bibliotheek, wat zijn de toekomstplannen en wat is er nodig? Met deze informatie op zak schrijven we het advies. Belangrijke vraag daarbij: wat gebruikt men nu? Maar ook, met welk innamesysteem werkt men en vindt er samenwerking plaats met andere bibliotheken? Na 20 jaar in bibliotheekland actief te zijn, kent Graficom alle bibliotheekleveranciers en werken we daar vloeiend mee samen. Graficom is verantwoordelijk voor zowel de kantooromgeving als de publieksomgeving. Daarnaast fungeert Graficom als Single Point of Contact, zodat de bibliotheek alle ICT-gerelateerde vragen bij Graficom kan onderbrengen. Een bibliotheek op ICT-vlak zoveel mogelijk ontzorgen, dat is het doel. Verder regelen we alle security-zaken, bijvoorbeeld voor de publieksomgeving, waarin bezoekers veilig hun belastingaangifte kunnen doen.

Van proof of concept naar migratie

Terug naar proces. Met alle benodigde klantinformatie vormen we een plan van aanpak: hoe gaan we het doen? Wie gaat wat doen? Waar is behoefte aan en waaraan niet? Na het akkoord hierop bouwen we de testomgeving, ook wel ‘proof of concept’ genoemd. In deze opgebouwde omgeving begint het testen: zitten alle belangrijke apps erin? Wat mist men nog? Et cetera. Als iedereen akkoord is, volgt ‘het spannende weekend’, zoals engineer René Poot het noemt. Tijdens dit migratieweekend tillen we alle data – het huidige systeem – naar het nieuwe Bibliotheekonline-platform. Met de livegang na het weekend bekijken we goed wat nog aanpassing verdient. Na de uitrol zijn er standaard Graficom-medewerkers op de bibliotheeklocatie aanwezig voor de ‘nazorg’ aan het bibliotheek-team.

Medewerkers meenemen in het traject

Goede voorbereiding is het halve werk. Daarom werken we al voor de migratie met heldere handleidingen voor medewerkers. Daarnaast verzorgen we instructietrainingen, op maat en naar kennisbehoefte. Met tijd en aandacht nemen we medewerkers mee in het nieuwe proces, ook tijdens het ‘nieuwe werken’. En zien we uiteindelijk die big smile tevoorschijn komen – nu op afstand – dan zijn ook wij dik tevreden. Nieuwsgierig naar Bibliotheekonline voor jouw bieb? Bezoek dan onze website of bel naar 088-4723426. Graag tot snel!